IA et RH : principaux cas d’utilisation et avantages

Historiquement, les équipes RH ont toujours eu du mal à optimiser leurs flux de travail, à s’assurer que les employés ont accès aux informations critiques et à fournir un service rapide et personnalisé à chaque collaborateur. Maintenant, grâce à l’IA avancée, ces défis peuvent tous être relevés. Et selon le rapport Zendesk EX Trends, 81 % des responsables RH et informatiques jugent que l’IA permet aux employés de travailler plus efficacement.

Dans cet article, nous allons explorer les principaux cas d’utilisation, avantages et défis de l’IA dans les RH, ainsi que la manière dont elle peut vous aider à améliorer l’l’expérience collaborateur .

Au sommaire :

• IA et RH : les principaux cas d’utilisation
• 5 avantages de combiner IA et RH
• Les défis de l’approche IA et RH
• Comment intégrer l’IA dans les RH
• IA et RH : que réserve l’avenir ?
• Questions fréquentes
• Utilisez l’IA pour doper votre assistance RH

IA et RH : les principaux cas d’utilisation

Les équipes RH cultivent les talents, façonnent votre culture d’entreprise et jouent un rôle de partenaire stratégique auprès des instances dirigeantes L’IA dans le monde du travail est un allié inestimable pour les RH afin d’accroître l’efficacité et de livrer un service plus intelligent et empathique aux employés. Voici les six principaux cas d’utilisation de l’IA dans les RH.

1. Améliorer l’expérience d’intégration des recrues

L’intégration peut être une période chargée pour les nouvelles recrues et les équipes de recrutement, sauf si elles utilisent l’IA pour améliorer le processus. L’IA peut optimiser l’intégration des employés grâce à des automatisations qui gèrent les tâches administratives et aident les nouveaux employés à trouver les informations pertinentes dont ils ont besoin pour réussir. Par exemple, un agent digital alimenté par l’IA peut diriger les nouvelles recrues vers des ressources clés et des supports de formation pertinents et répondre aux questions courantes 24 h/24, 7 j/7. De cette façon, vos nouveaux employés sont prêts à débuter plus rapidement et se sentent plus soutenus tout au long du processus de recrutement.

2. Optimiser le processus de départ

Lors de la gestion du départ des employés, les équipes RH ont de nombreuses cases à cocher pour garantir la conformité et la confidentialité, mais aussi laisser une bonne dernière impression. Ici, l’IA peut garantir un processus optimisé et cohérent où rien n’est négligé.

Les RH peuvent tirer parti de l’IA pour accélérer les réponses aux tickets liés à un départ et rationaliser l’ensemble du processus. Un agent IA peut par exemple planifier les entretiens de départ, répondre 24 h/24 aux questions des employés et faire remonter les tickets de façon fluide entre les RH et le service informatique, si nécessaire, pour faciliter le turnover des employés.

3. Standardiser la gestion des avantages sociaux, des congés et des événements de la vie

Une gestion efficace des ressources humaines nécessite de pouvoir jongler entre plusieurs requêtes. L’IA normalise la gestion en automatisant l’inscription aux avantages sociaux, les vérifications d’éligibilité et les modifications des droits.

L’IA peut aider les représentants des RH à répondre aux demandes les plus cruciales, comme les congés pour un événement de vie important, de façon plus personnalisée. Par exemple ? Lorsqu’un employé doit prendre congé de façon inattendue pour une raison sensible. Les copilotes basés sur l’IA aident les agents des RH à mieux anticiper les besoins de chaque employé grâce aux informations qu’il fournit sur ses émotions avant même de recevoir une requête. Ensuite, l’IA peut personnaliser les réponses suggérées en fonction de la situation de l’employé.

4. Fournir un service rapide et personnalisé aux employés

En utilisant l’IA pour l’expérience collaborateur, le service aux employés peut devenir plus rapide, plus personnalisé et plus efficace que jamais. Les robots intelligents, comme les agents IA, utilisent l’IA conversationnelle pour livrer une assistance en temps réel lorsque les employés ont des questions sur les ressources ou les processus internes.

L’IA peut également aider les représentants des RH en temps réel lorsqu’ils répondent aux requêtes. Par exemple, les copilotes optimisés par IA peuvent leur suggérer des résolutions, tandis que les outils d’IA générative peuvent afficher des macros utiles. Ces suggestions sont adaptées à l’employé afin que les communications soient uniques et engageantes.

5. Améliorer l’offre d’aide en self-service

À l’ère du travail hybride, il n’est pas rare d’avoir des employés répartis entre différents fuseaux horaires, pays et voire même continents. Pour relever ce défi, le self-service à destination des employés est votre meilleur allié. L’IA permet d’assurer une aide RH 24 h/24, afin que tout le monde puisse trouver les réponses dont il a besoin, même si votre équipe RH se trouve dans un seul fuseau horaire. Une base de connaissances alimentée par l’IA facilite l’accès aux informations pour les employés et simplifie la gestion des connaissances pour les RH.

L’IA peut notamment identifier les lacunes dans votre base de connaissances et livrer des suggestions de contenu, vous aidant à garder votre banque de savoir à jour. L’IA peut même vous aider à étoffer votre base de connaissances en créant des articles entiers à partir de quelques lignes afin que les équipes RH puissent se concentrer davantage sur l’aspect humain, et non sur la publication de contenu.

6. Améliorer l’efficacité opérationnelle

En plus d’aider vos employés, l’IA permet également d’améliorer l’efficacité opérationnelle. Elle peut réduire les coûts opérationnels grâce à des outils de self-service, comme les agents IA et les bases de connaissances optimisées par IA, pour répondre aux questions fréquentes. Ceux-ci, à leur tour, réduisent le volume de tickets, ce qui donne aux représentants des RH le temps de se consacrer à des activités plus stratégiques. Elle peut même prendre en charge les tâches manuelles répétitives, comme l’étiquetage et le routage des tickets. De plus, elle peut vous suggérer les zones à automatiser pour améliorer continuellement l’efficacité.

Les outils de quality assurance (QA) de l’IA peuvent aussi examiner les tickets d’assistance des employés et identifier des problèmes potentiels ou des points de friction. Ils peuvent par exemple mettre en lumière un goulot opérationnel qui ralentit les employés, permettant aux RH d’intervenir et d’optimiser le processus. En outre, la QA peut fournir aux équipes RH un feedback sur la façon d’améliorer le service aux employés.

5 avantages de combiner IA et RH

L’IA peut se retrouver quasiment partout dans les RH. Elle peut doper la productivité, la prise de décision et la satisfaction des employés, tout en maintenant les coûts au plus bas.

Les instances dirigeantes sont aussi d’accord. Selon notre rapport sur les EX Trends, 79 % des responsables des RH et informatiques s’accordent à dire que l’IA améliore la qualité du travail. Voici les principales façons dont l’IA améliore les RH.

Elle dope l’efficacité et la productivité des agents

Les tâches des équipes RH peuvent être fastidieuses et chronophages, à moins que vous n’utilisiez l’IA pour accélérer les choses. L’IA peut automatiser le recrutement, l’intégration, les opérations et plus encore, donnant aux RH le temps de se consacrer aux tâches qui nécessitent une intervention humaine. L’IA peut également repérer les inefficacités dans les processus RH afin d’aider votre entreprise à apporter des changements pertinents pour gagner en productivité.

Elle facilite la prise de décisions

L’IA permet d’analyser instantanément de grandes quantités de données pour obtenir des informations sur les performances, la satisfaction et le roulement du personnel. Face aux demandes fréquentes des employés, l’IA peut suggérer les questions les mieux adaptées à l’automatisation. Cela permet à votre équipe RH de gagner du temps et de se concentrer sur des tâches plus significatives. De même, les outils de quality assurance (QA) basés sur l’IA surveillent le sentiment des employés et vous alerte lorsque votre équipe d’assistance RH manque le coche.

Elle améliore la satisfaction des employés

Il est naturel que la satisfaction des employés augmente lorsqu’ils reçoivent une aide plus efficace. L’IA aide vos équipes RH à fournir une assistance rapide et hyperpersonnalisée, améliorant ainsi la satisfaction du personnel. Par exemple, elle peut donner aux représentants des RH des informations clés sur le sentiment de chaque employé afin qu’ils puissent adapter leur résolution en conséquence. En outre, l’IA peut aider les équipes RH à identifier et à répondre aux problèmes des employés avant qu’ils ne prennent de l’ampleur en signalant les tickets qui laissent transparaître un sentiment négatif, favorisant ainsi un environnement de travail plus favorable.

Elle contribue à réduire les coûts d’assistance interne

Les automatisations basées sur IA peuvent accélérer vos opérations, vous aidant ainsi à économiser de l’argent sur l’assistance interne. L’IA donne aux RH la capacité de traiter un grand nombre de requêtes entrantes simultanées, ce qui signifie que vous pouvez facilement étendre vos opérations sans recruter plus d’agents.

Elle offre des pistes d’amélioration continue

L’un des plus grands avantages de l’IA est qu’elle aide votre équipe RH à améliorer continuellement son service des employés. Par exemple, les outils d’assurance qualité (AQ) par IA tels que Zendesk peuvent examiner 100 % des interactions des employés pour identifier les problèmes et aider votre équipe à les corriger.

L’IA peut aussi vous aider à améliorer la gestion de l’expérience des employés en suggérant des sujets d’assistance à automatiser pour une meilleure efficacité.

Les défis de l’IA dans les RH

Voyons ensemble les écueils courants de l’utilisation de l’IA dans les RH et comment les surmonter facilement.

• Confidentialité et sécurité : Les RH gèrent les données sensibles des employés, telles que les noms, les numéros de sécurité sociale, les évaluations de performance, etc. La sécurité de l’IA doit être étanche pour protéger ces informations contre les violations de données ou de conformité.
• Intégration aux systèmes existants : Les outils que votre équipe RH utilise peuvent varier en fonction de la tâche sur laquelle elle travaille, et l’IA doit s’intégrer de façon fluide à chacun d’entre eux. Cela favorise un environnement de travail agile et accélère la résolution des problèmes.
• Facilité d’utilisation et prise en main : La plupart des membres de l’équipe des RH n’ont pas d’expertise technique, et c’est tout à fait normal. La solution consiste à rechercher des outils rapides à configurer et faciles à utiliser, qui ne demandent pas de connaissances techniques.
• Contraintes budgétaires et de coûts : Les nouveaux outils coûtent de l’argent, et il est donc compréhensible que certaines entreprises hésitent à les adopter. Cependant, une IA de qualité peut vous aider à faire de belles économies en vous permettant d’étendre vos capacités d’assistance sans dépenser plus en interne.

Ces défis ne sont pas une fatalité : vous pouvez les relever en choisissant le bon partenaire d’IA pour vous guider, en suivant une mise en œuvre prudente et réfléchie.

Comment intégrer l’IA dans les RH

L’IA générative utilise les connaissances et les ressources existantes de l’entreprise pour générer de nouveaux contenus, réponses et plus encore. Elle aide les équipes à mettre à jour plus rapidement leurs banques de ressources et à veiller à l’exactitude du contenu en self-service pour que les employés aient toujours accès à des informations justes. Pour mettre en œuvre un outil d’IA générative, il est essentiel de suivre une approche stratégique.

• Sélectionnez les mesures à améliorer : que vous cherchiez à réduire le délai d’embauche, à augmenter la satisfaction des employés, à améliorer le taux de rétention, ou les trois à la fois, définissez vos objectifs afin de pouvoir adapter votre outil d’IA en conséquence.
• Choisissez des outils qui améliorent rapidement la productivité : donnez la priorité à un outil qui peut automatiser les tâches chronophages et vous offrir des avantages tangibles. Il doit aider votre équipe RH existante à fournir une assistance plus rapide et de meilleure qualité à plus d’employés. Optez pour des outils faciles à mettre en œuvre sans ressources techniques pour une rentabilisation plus rapide.
• Dressez des attentes réalistes avec les instances dirigeantes : tenez la direction de l’entreprise informée de la feuille de route de votre outil d’IA. Faites-lui part de tout changement afin que chacun sache parfaitement à quoi s’attendre.
• Communiquez de façon transparente avec votre équipe RH : les personnes qui utiliseront l’outil doivent avoir voix au chapitre concernant sa planification et sa mise en œuvre. Votre équipe RH peut vous aider à identifier les cas d’utilisation les plus critiques afin que vous ne ratiez aucune opportunité d’amélioration. Il est crucial que les utilisateurs finaux se sentent impliqués dans le processus pour doper l’adoption de l’IA dans les RH. Recueillez leur avis et écoutez leurs retours sur l’IA qu’ils utilisent.
• Proposez une formation pour vos outils d’IA : la formation vous permet de maximiser les avantages de l’IA et d’éviter toute confusion. Elle peut avoir lieu sous forme d’ateliers, de réunions individuelles ou en ajoutant des tutoriels dans votre base de connaissances au cas où quelqu’un aurait besoin de se rafraîchir la mémoire. Et en choisissant des outils faciles à utiliser pour votre équipe RH, vous minimiserez le temps de formation.

IA et RH : que réserve l’avenir ?

Le futur s’observe déjà : l’IA peut dès à présent traiter des demandes complexes des employés et fournir un service hyper-personnalisé. Mais à mesure qu’elle évolue, elle pourra remplir des cas d’utilisation toujours plus sophistiqués dans les RH.

Ainsi, toutes les interactions de service aux employés intégreront bientôt l’IA sous une forme ou une autre, avec à la clé une assistance plus rapide et des agents RH plus autonomes. Cela vous permettra d’offrir un service toujours plus juste et efficace, tout en donnant aux RH encore plus de temps à consacrer à d’autres tâches essentielles pour votre entreprise.

Questions fréquentes

Utilisez l’IA pour doper votre assistance RH

Les RH ont besoin d’outils capables d’optimiser leur charge de travail et de leur fournir des informations utiles pour livrer une aide plus efficace aux employés. L’IA dans les RH permet aux équipes d’assistance internes de fournir un service plus personnalisé à grande échelle et de rationaliser leurs processus opérationnels.

Une solution de service aux employés basée sur l’IA et prête à l’emploi, comme Zendesk, peut être mise en œuvre par les RH de toutes tailles sans avoir besoin d’équipes de développement coûteuses. Zendesk vous offre une intelligence artificielle de pointe pour renforcer vos opérations d’assistance interne, vous faisant gagner du temps et de l’argent et vous aidant à étendre vos capacités.